Jolanta Beata Bagińska- Sekretarz Urzędu,  kierownik Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich

Pokój 18 - piętro.
Tel. centrala: (87) 516 20 73,  wewnętrzny - 19 lub (87) 516 20 54, wewnętrzny - 50
telfax: (87) 516 20 55,
e-mail: sekretarz@um.sejny.pl

1. Wykonywanie funkcji kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich,
2. Organizowanie pracy urzędu i zapewnienie prawidłowego funkcjonowania,
3. Organizacja, monitorowanie i koordynacja systemu kontroli zarządczej,
4. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
5. Sprawowanie kontroli i nadzoru nad dyscypliną pracy w Urzędzie,
6. Sporządzanie poświadczeń urzędowych,
7. Przyjmowanie oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy.
8. Koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami, referendami oraz spisami powszechnymi.

ANNA SOKOŁOWSKA - stanowisko ds. kadr i płac

Pokój 5 - parter
Tel. centrala: (87) 516 20 73,  wewnętrzny -  12
telfax: (87) 516 20 55,
e-mail: anna.sokolowska@um.sejny.pl

1. Prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Urzędu, dyrektorów jednostek organizacyjnych miasta Sejny (oprócz placówek oświatowych i instytucji kultury) oraz dokumentację byłych pracowników urzędu.
2. Organizowanie naborów na wolne stanowiska urzędnicze oraz przeprowadzanie służby przygotowawczej i organizowanie egzaminu kończącego tę służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym.
3. Prowadzenie spraw z zakresu dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników w porozumieniu ze Skarbnikiem i Kierownikami referatów urzędu.
4. Ewidencjonowanie umów dotyczących praktyk zawodowych oraz staży absolwenckich.
5. Nadzór nad realizacją obowiązku dokonywania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu.
6. Prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw wydawanych przez Burmistrza.
7. Sporządzanie umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych, których warunki zatrudnienia określi Burmistrz Miasta Sejny i współdziałanie w tym zakresie ze Skarbnikiem.
8. Przygotowanie dla nowo zatrudnionych pracowników warunków wynagrodzenia za pracę oraz dokonywanie zmian wynagrodzenia w czasie zatrudnienia na wniosek Burmistrza Miasta Sejny.
9. Prowadzenie spraw związanych z nagradzaniem, udzielaniem premii oraz nagrodami jubileuszowymi.
10. Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, planowania i wykorzystania urlopów, karania pracowników.
11. Prowadzenie dokumentacji w zakresie dyscypliny pracy.
12. Opracowanie w porozumieniu ze Skarbnikiem regulaminów oraz zmian i aktualizacji: regulaminu wynagradzania, świadczeń socjalnych oraz w porozumieniu z Sekretarzem regulaminu pracy, zasad naboru, służby przygotowawczej, oceny pracowników.
13. Kierowanie pracowników na szkolenia z zakresu BHP oraz badania profilaktyczne i czuwanie nad ich aktualizacją.
14. Przygotowywanie umów w zakresie usług medycznych.
15. Współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Sejnach, składanie wniosków i zapotrzebowań na organizację prac interwencyjnych, robót publicznych oraz staży.
16. Sporządzanie list płac oraz prowadzenie dokumentacji związanej z wynagrodzeniami pracowników Urzędu i osób świadczących na rzecz Urzędu usługi (umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, prace interwencyjne, stażyści, roboty publiczne, wolontariat).
17. Naliczanie innych należności pracownikom Urzędu m. in. ekwiwalent za pranie odzieży, należności z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
18. Terminowe przekazywanie list płac do Referatu Finansowego celem wypłaty.
19. Prowadzenie kart wynagrodzeń, kart podatkowych.
20. Wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
21. Terminowe zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników w ramach stosunku pracy oraz osób fizycznych, z którymi Urząd zawarł umowy cywilnoprawne.
22. Prowadzenie rozliczeń z tytułu wynagrodzeń w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS.
23. Sporządzanie deklaracji podatkowych w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych oraz deklaracji i raportów ZUS.
24. Podpisywanie deklaracji ZUS i deklaracji podatkowych.
25. Przygotowywanie i opracowywanie danych do sprawozdań w zakresie zatrudniania
    i wynagradzania oraz sporządzanie sprawozdań w tym zakresie.
26. Terminowe naliczanie składek na PFRON, sporządzanie deklaracji.
27. Terminowe sporządzanie i przekazywanie do Referatu Finansowego danych niezbędnych do naliczenia zfśs.
28. Obsługa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
29. Naliczanie i sporządzanie list wypłat diet radnym, sołtysa, członków MKRPA oraz sporządzanie deklaracji podatkowych w tym zakresie.
30. Prowadzenie rejestru umów zawieranych przez Urząd, przekazywanie rejestru umów do publikacji w BIP Urzędu.

 stanowisko ds. obsługi sekretariatu 

Pokój nr 10 - parter.
Tel. centrala: (87) 516 20 73 wewnętrzny - 17
Fax: (87) 516 20 55,
e-mail: sekretariat@um.sejny.pl

1. Obsługa sekretariatu Burmistrza Miasta Sejny,
2. Prowadzenie kalendarza spotkań i narad Burmistrza Miasta Sejny,
3. Obsługa spotkań, narad, zebrań organizowanych przez Burmistrza Miasta Sejny.
4. Rozdzielanie i niezwłoczne doręczanie korespondencji, po dekretacji Burmistrza lub Sekretarza na poszczególne stanowiska pracy,
5. Prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych i pieczątek oraz spraw związanych
   z zamawianiem oraz likwidacją pieczęci i pieczątek.

 – stanowisko ds. administracyjno-gospodarczych; inspektor ochrony danych

Pokój nr 19 – pietro.
Tel. Centrala: (87) 516 20 73 wewnętrzny – 20
telfax: (87) 516 20 55,
e-mail: 

1. Administrowanie budynkami znajdującymi się w zasobie mienia Miasta nieprzekazanymi w użytkowanie innym podmiotom/ubezpieczenia, przeglądy techniczne, remonty, naprawy/
2. Prowadzenie spraw z zakresu ochrony danych - Inspektor Ochrony Danych Osobowych.
3. Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Urzędu.

KARINA PALEWICZ – stanowisko ds. obsługi rady i archiwum

Pokój nr 19 - piętro.
Tel. (87) 516 20 73 wewnętrzny - 20
Fax: (87) 516 20 55,
e-mail:k.palewicz@um.sejny.pl

1. Podejmowanie czynności zapewniających Przewodniczącemu Rady Miasta sprawne kierowane pracą Rady,
2. Wykonywanie prac przygotowawczych i organizacyjnych związanych z sesjami Rady
   i posiedzeniami Komisji,
3. Prowadzenie zbioru oraz rejestru uchwał, a także opinii, wniosków i interpelacji radnych,
4. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków kierowanych do Rady,
5. Prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego i rejestru Zarządzeń Burmistrza Miasta Sejny,
6. Administrowanie stroną BIP Miasta Sejny oraz stroną internetową,
7. Publikowanie w BIP oraz na stronie internetowej wszystkich informacji dotyczących działalności Urzędu Miasta Sejny,
8. Wykonywanie czynności dotyczących tworzenia, łączenia i reorganizacji sołectw,
9. Wykonywanie czynności związanych z wyborem ławników,
10. Obsługa kancelaryjno-techniczna Kapituły nadającej tytuł „Zasłużony dla Miasta Sejny”,
11. Obsługa Młodzieżowej Rady Miasta,
12. Obsługa Miejskiej Rady Seniorów,
13. Zastępowanie Inspektora Ochrony Danych,
14. Prowadzenie archiwum zakładowego.

EWELINA LUTO – stanowisko ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi
i rozwiązywania problemów alkoholowych, PEŁNOMOCNIK Burmistrza ds. profilaktyki
i przeciwdziałania uzależnieniom

Pokój nr 19 - piętro.
Tel. (87) 516 20 73 wewnętrzny - 20
Fax: (87) 516 20 55,
e-mail: ewelina.luto@um.sejny.pl

1. Zadania z zakresu rozwiązywania problemów alkoholowych:
2. realizacja zadań wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi;
3. realizacja zadań wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii;
4. współpraca z Miejską Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;
5. wdrażanie programów profilaktycznych wynikających z celów Narodowego Programu Zdrowia oraz potrzeb mieszkańców;
6. bieżąca koordynacja realizacji zadań wynikających z Miejskiego Programu Profilaktyki
   i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Przeciwdziałania Narkomanii w Sejnach;
7. zlecanie zadań przyjętych w programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii /w tym przygotowanie umów, porozumień i nadzór nad realizacją i rozliczeniem/;
8. współpraca i wymiana informacji z instytucjami i organizacjami działającymi w sferze profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i narkotykowych;
9. Zadania z zakresu współpracy z organizacjami pozarządowymi m.in.: opracowanie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie; przygotowywanie i prowadzenie otwartych konkursów ofert na wykonanie zadań własnych Miasta dla podmiotów działających w oparciu o przepisy ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie; merytoryczne i finansowe sprawdzanie sprawozdań z realizacji zadań publicznych; przygotowanie sprawozdania z realizacji programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie; bieżąca współpraca z organizacjami pozarządowymi.
10. Przeprowadzanie konsultacji społecznych.
11. Bieżąca analiza materiałów dotyczących programów skierowanych do jednostek samorządu terytorialnego w celu pozyskania dostępnych środków w zakresie tzw. „miękkich” projektów;
12. Przygotowanie dokumentów związanych z aplikacją o środki zewnętrzne dotyczące zadań miasta, w tym wyszukiwanie informacji o źródłach i warunkach pozyskiwania środków finansowych krajowych i zagranicznych, przygotowywanie i składanie wniosków o dofinansowanie, sporządzanie wniosków o płatność, prowadzenie sprawozdawczości oraz innych niezbędnych zadań dla projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych, realizowanych przez referat wynikających z podpisanych umów
    o dofinansowanie w zakresie tzw. „miękkich” projektów.
13. Prowadzenie działalności promocyjnej Miasta Sejny.
14. Prowadzenie spraw związanych z organizowaniem i prowadzeniem działalności kulturalnej w zakresie należącym do organizatora.
15. Przygotowywanie projektów statutów instytucji kultury.
16. Prowadzenie rejestru instytucji kultury.
17. Przygotowywanie konkursów na dyrektorów miejskich instytucji kultury.
18. Prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem dyrektora instytucji kultury.
19. Promocja kulturalna Miasta Sejny.
20. Przygotowanie założeń polityki kulturalnej Miasta Sejny i realizacja jej założeń;
21. Wspieranie środowisk animatorów ruchu artystycznego oraz środowisk twórczych;
22. Opracowywanie harmonogramu imprez kulturalnych na dany rok.
23. Wspieranie działalności artystycznej na terenie Miasta Sejny.
24. Współpraca z instytucjami, organizacjami oraz jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie promocji i ochrony zdrowia.
25. Realizacja programów zdrowotnych Miasta Sejny.
26. Organizacja miejskich obchodów świąt narodowych, uroczystości patriotycznych, rocznic wydarzeń związanych z historią Sejneńszczyzny.
27. Współpraca przy organizacji imprez kulturalnych, których organizatorem lub współorganizatorem jest Miasto Sejny.
28. Opracowanie dokumentacji i prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem tytułu Honorowego Obywatela Miasta Sejny.
29. Ochrona herbu i flagi Miasta Sejny oraz nadzór nad ich używaniem.
30. Rozpatrywanie wniosków oraz prowadzenie spraw związanych z działaniami objętymi Patronatem Burmistrza Miasta Sejny.