Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich

ANETA KIMSZAL - Sekretarz Urzędu,  kierownik Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich

Pokój 18 - piętro.
Tel. centrala: (87) 516 20 73,  wewnętrzny -  42.
telfax: (87) 516 20 55,
e-mail: sekretarz@um.sejny.pl

  1. Wykonywanie funkcji kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich,
  2. Organizowanie pracy urzędu i zapewnienie prawidłowego funkcjonowania,
  3. Organizacja, monitorowanie i koordynacja systemu kontroli zarządczej,
  4. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
  5. Sprawowanie kontroli i nadzoru nad dyscypliną pracy w Urzędzie,
  6. Sporządzanie poświadczeń urzędowych,
  7. Przyjmowanie oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy.
  8. Koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami, referendami oraz spisami powszechnymi.

 

ANNA SOKOŁOWSKA - stanowisko ds. kadr i płac

Pokój 11 - parter
Tel. centrala: (87) 516 20 73,  wewnętrzny -  44.
telfax: (87) 516 20 55,
e-mail: anna.sokolowska@um.sejny.pl

  1. Prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Urzędu, dyrektorów jednostek organizacyjnych miasta Sejny (oprócz placówek oświatowych i instytucji kultury) oraz dokumentację byłych pracowników urzędu.
  2. Organizowanie naborów na wolne stanowiska urzędnicze oraz przeprowadzanie służby przygotowawczej i organizowanie egzaminu kończącego tę służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym.
  3. Prowadzenie spraw z zakresu dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników w porozumieniu ze Skarbnikiem i Kierownikami referatów urzędu.
  4. Ewidencjonowanie umów dotyczących praktyk zawodowych oraz staży absolwenckich.
  5. Nadzór nad realizacją obowiązku dokonywania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu.
  6. Prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw wydawanych przez Burmistrza.
  7. Sporządzanie umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych, których warunki zatrudnienia określi Burmistrz Miasta Sejny i współdziałanie w tym zakresie ze Skarbnikiem.
  8. Przygotowanie dla nowo zatrudnionych pracowników warunków wynagrodzenia za pracę oraz dokonywanie zmian wynagrodzenia w czasie zatrudnienia na wniosek Burmistrza Miasta Sejny.
  9. Prowadzenie spraw związanych z nagradzaniem, udzielaniem premii oraz nagrodami jubileuszowymi.
  10. Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, planowania i wykorzystania urlopów, karania pracowników.
  11. Prowadzenie dokumentacji w zakresie dyscypliny pracy.
  12. Opracowanie w porozumieniu ze Skarbnikiem regulaminów oraz zmian i aktualizacji: regulaminu wynagradzania, świadczeń socjalnych oraz w porozumieniu z Sekretarzem regulaminu pracy, zasad naboru, służby przygotowawczej, oceny pracowników.
  13. Kierowanie pracowników na szkolenia z zakresu BHP oraz badania profilaktyczne i czuwanie nad ich aktualizacją.
  14. Przygotowywanie umów w zakresie usług medycznych.
  15. Współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Sejnach, składanie wniosków i zapotrzebowań na organizację prac interwencyjnych, robót publicznych oraz staży.
  16. Sporządzanie list płac oraz prowadzenie dokumentacji związanej z wynagrodzeniami pracowników Urzędu i osób świadczących na rzecz Urzędu usługi (umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, prace interwencyjne, stażyści, roboty publiczne, wolontariat).
  17. Naliczanie innych należności pracownikom Urzędu m. in. ekwiwalent za pranie odzieży, należności z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
  18. Terminowe przekazywanie list płac do Referatu Finansowego celem wypłaty.
  19. Prowadzenie kart wynagrodzeń, kart podatkowych.
  20. Wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
  21. Terminowe zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników w ramach stosunku pracy oraz osób fizycznych, z którymi Urząd zawarł umowy cywilnoprawne.
  22. Prowadzenie rozliczeń z tytułu wynagrodzeń w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS.
  23. Sporządzanie deklaracji podatkowych w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych oraz deklaracji i raportów ZUS.
  24. Podpisywanie deklaracji ZUS i deklaracji podatkowych.
  25. Przygotowywanie i opracowywanie danych do sprawozdań w zakresie zatrudniania
    i wynagradzania oraz sporządzanie sprawozdań w tym zakresie.
  26. Terminowe naliczanie składek na PFRON, sporządzanie deklaracji.
  27. Terminowe sporządzanie i przekazywanie do Referatu Finansowego danych niezbędnych do naliczenia zfśs.
  28. Obsługa zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
  29. Naliczanie i sporządzanie list wypłat diet radnym, sołtysa, członków MKRPA oraz sporządzanie deklaracji podatkowych w tym zakresie.
  30. Prowadzenie rejestru umów zawieranych przez Urząd, przekazywanie rejestru umów do publikacji w BIP Urzędu.

 

stanowisko ds. obsługi sekretariatu 

Pokój nr 20 - piętro.
Tel. centrala: (87) 516 20 73 wewnętrzny - 31.
telfax: (87) 516 20 55,
e-mail: sekretariat@um.sejny.pl

  1. Obsługa sekretariatu Burmistrza Miasta Sejny,
  2. Prowadzenie kalendarza spotkań i narad Burmistrza Miasta Sejny,
  3. Obsługa spotkań, narad, zebrań organizowanych przez Burmistrza Miasta Sejny.
  4. Rozdzielanie i niezwłoczne doręczanie korespondencji, po dekretacji Burmistrza lub Sekretarza na poszczególne stanowiska pracy,
  5. Prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych i pieczątek oraz spraw związanych
    z zamawianiem oraz likwidacją pieczęci i pieczątek.

LESZEK KĘDZIORA – inspektor ds. administracyjno-gospodarczych; inspektor ochrony danych

Pokój nr 19 – pietro.
Tel. Centrala: (87) 516 20 73 wewnętrzny – 48.
telfax: (87) 516 20 55,
e-mail: leszek.kedziora@um.sejny.pl

  1. Administrowanie budynkami znajdującymi się w zasobie mienia Miasta nieprzekazanymi w użytkowanie innym podmiotom/ubezpieczenia, przeglądy techniczne, remonty, naprawy/
  2. Prowadzenie spraw z zakresu ochrony danych - Inspektor Ochrony Danych Osobowych.
  3. Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Urzędu.

KARINA PALEWICZ – stanowisko ds. obsługi rady i archiwum

Pokój nr 19 - piętro.
Tel. (87) 516 20 73 wewnętrzny - 48.
Fax: (87) 516 20 55,
e-mail:k.palewicz@um.sejny.pl

  1. Podejmowanie czynności zapewniających Przewodniczącemu Rady Miasta sprawne kierowane pracą Rady,
  2. Wykonywanie prac przygotowawczych i organizacyjnych związanych z sesjami Rady
    i posiedzeniami Komisji,
  3. Prowadzenie zbioru oraz rejestru uchwał, a także opinii, wniosków i interpelacji radnych,
  4. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków kierowanych do Rady,
  5. Prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego i rejestru Zarządzeń Burmistrza Miasta Sejny,
  6. Administrowanie stroną BIP Miasta Sejny oraz stroną internetową,
  7. Publikowanie w BIP oraz na stronie internetowej wszystkich informacji dotyczących działalności Urzędu Miasta Sejny,
  8. Wykonywanie czynności dotyczących tworzenia, łączenia i reorganizacji sołectw,
  9. Wykonywanie czynności związanych z wyborem ławników,
  10. Obsługa kancelaryjno-techniczna Kapituły nadającej tytuł „Zasłużony dla Miasta Sejny”,
  11. Obsługa Młodzieżowej Rady Miasta,
  12. Obsługa Miejskiej Rady Seniorów,
  13. Zastępowanie Inspektora Ochrony Danych,
  14. Prowadzenie archiwum zakładowego.

 

EWELINA LUTO – stanowisko ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi
i rozwiązywania problemów alkoholowych, PEŁNOMOCNIK Burmistrza ds. profilaktyki
i przeciwdziałania uzależnieniom

Pokój nr 19 - piętro.
Tel. (87) 516 20 73 wewnętrzny - 48.
Fax: (87) 516 20 55,
e-mail: ewelina.luto@um.sejny.pl

  1. Zadania z zakresu rozwiązywania problemów alkoholowych:
  2. realizacja zadań wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi;
  3. realizacja zadań wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii;
  4. współpraca z Miejską Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;
  5. wdrażanie programów profilaktycznych wynikających z celów Narodowego Programu Zdrowia oraz potrzeb mieszkańców;
  6. bieżąca koordynacja realizacji zadań wynikających z Miejskiego Programu Profilaktyki
    i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Przeciwdziałania Narkomanii w Sejnach;
  7. zlecanie zadań przyjętych w programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii /w tym przygotowanie umów, porozumień
    i nadzór nad realizacją i rozliczeniem/;
  8. współpraca i wymiana informacji z instytucjami i organizacjami działającymi w sferze profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i narkotykowych;
  9. Zadania z zakresu współpracy z organizacjami pozarządowymi m.in.:
  10. opracowanie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego
    i wolontariacie;
  11. przygotowywanie i prowadzenie otwartych konkursów ofert na wykonanie zadań własnych Miasta dla podmiotów działających w oparciu o przepisy ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
  12. merytoryczne i finansowe sprawdzanie sprawozdań z realizacji zadań publicznych;
  13. przygotowanie sprawozdania z realizacji programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy
    o działalności pożytku publicznego i wolontariacie;
  14. Bieżąca współpraca z organizacjami pozarządowymi.
  15. Przeprowadzanie konsultacji społecznych.
  16. Bieżąca analiza materiałów dotyczących programów skierowanych do jednostek samorządu terytorialnego w celu pozyskania dostępnych środków w zakresie tzw. „miękkich” projektów;
  17. Przygotowanie dokumentów związanych z aplikacją o środki zewnętrzne dotyczące zadań miasta, w tym wyszukiwanie informacji o źródłach i warunkach pozyskiwania środków finansowych krajowych i zagranicznych, przygotowywanie i składanie wniosków
    o dofinansowanie, sporządzanie wniosków o płatność, prowadzenie sprawozdawczości oraz innych niezbędnych zadań dla projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych, realizowanych przez referat wynikających z podpisanych umów
    o dofinansowanie w zakresie tzw. „miękkich” projektów.
  18. Prowadzenie działalności promocyjnej Miasta Sejny.

 

 

 

 

Metryka strony

Udostępniający: Urząd Miasta w Sejnach

Wytwarzający/odpowiadający: Karina Palewicz

Data wytworzenia: 2018-04-10

Wprowadzający: Karina Palewicz

Modyfikujący: Karina Palewicz

Data modyfikacji: 2020-09-24

Opublikował: Karina Palewicz

Data publikacji: 2008-09-02